フリーランスや、業務委託などで働く副業者にとって、確定申告は頭の痛い悩みどころです。特にクレジットカードで支払いをしている方は、いろいろ気をつけなければならないポイントがあります。
今回は、クレジットカードで支払いをしているフリーランスや副業者が、確定申告時に気をつけなければならない注意点を解説します。
フリーランス・副業者がクレジットカードに注意しなければならない理由
１．二重計上の可能性
クレジットカードの場合は、カード明細を見ながら経費をあげていきます。間違えやすいのは、カード明細だけでなく、カードを利用したときに発行されるレシートとカード利用伝票があるからです。
レシートには、現金ではなくカードで支払ったとわかるように、「クレジットカード払い」といった記載がされています。このレシートや利用伝票を現金払いのものと間違えてしまうと、経費が二重に計上されてしまいます。
２．事業の必要経費とそれ以外の出費の混同
個人で事業用と事業外でカードを分けていない場合は、クレジットカードから事業用の経費を抜き出さなければなりません。
３．経費発生日とクレジット決済日のズレ
図のようにクレジットカードの引き落とし期日が、経費を支払った日よりも1か月から2か月遅れることが通常です。
確定申告での経費は、その年の分の経費をその年にあげなければなりませんので、引き落としが次の年の1月や2月のものでも、12月までにクレジットカードを使って支払ったものについては考慮していく必要があります。また、締め日が月末となっていない場合もありますので、経費の漏れや重複しないよう注意が必要です。
※上記の図では、2月10日引き落とし分は、12月16日～1月15日分の使用分になりますので、年をまたいで区分けするのが原則です。
クレジットカードで支払った経費の処理手順
クレジットカードで支払った経費の処理は面倒ですが、次の手順どおりに経費をあげていけば、間違えることなく経費を計上していくことができます。
確定申告のときにまとめて処理しようと思うと大変です。まずは一か月毎に処理をしていくとちょうどよいのではないかと思います。
（１）クレジットカード利用時に、クレジットカードのレシートと利用伝票をひとつにまとめてホチキスでまとめておき、保存します。
クレジットカードを利用したときに、もらったレシートと利用伝票をひとつにホチキスでとめておくと、現金で払ったレシートと間違えませんし、レシートと利用伝票がばらばらになってしまって後から探さなくてもすみます。
（２） （１）でまとめたクレジットカードのレシートと利用伝票を、郵送されてくるクレジットカード明細にクリップで止めておきます。
郵送されない場合は、ネットでクレジットカード明細を確認後、印刷して同じように処理します。
クレジットカードで経費をあげていく場合は、クレジットカードの利用明細を見ながらあげていきます。このときにレシートと利用伝票を一緒に確認できれば、あちこち探しながら経費をあげなくてすみますので、利用明細が発行されたら、クレジットカード明細にクリップでとめて、保存しておくことがおすすめです。
（３）クレジットカード利用明細を見ながら経費をあげていきます。
会計ソフトを使っている場合には、利用明細をみながら経費を入力していきます。一か月分毎くらいに処理をすることをおすすめしますが、量が少ない場合には、1年分を確定申告時にまとめて処理してもかまいません。
経費を入力するときの日付は、カード引き落とし日で計上していきますが、摘要の欄にクレジットカード名と、クレジットカードを利用した日付を入力しておくとよいでしょう。
クラウド型会計ソフトの場合は、クレジットカードを会計ソフトに登録することで、自動的に取引を推測して入力の手助けをしてくれる機能のあるものもあります。
（４）確定申告時には、クレジットカードの引き落としがまだされていないもので、12月までに経費の支払いをしたものについて、経費をあげていきます。
相手勘定科目は未払金になります。もしクレジットカード引き落としの口座を事業用の口座として登録していなければ、事業主借勘定を使います。
このときの日付は、12月31日で行い、摘要の欄にクレジットカード名と、クレジットカードを利用した日付を入力しておきます。
通常は、経費を支払ったときが経費発生のときと考えられますが、支払いが前払いや後払いの場合には、確定申告時にはを前払費用、未払費用に振り替えなければならないので注意が必要です。
確定申告時にクレジットカード処理を簡単にする方法
上記で説明したとおりにクレジットカード処理を行えば、確定申告時にも迷うことなく経費の計上をしていくことができると思います。
もっとできるだけ簡単にクレジットカード処理を行う方法はないものでしょうか。
＜プライベート用と事業用のクレジットカードを分ける＞
フリーランスの場合の会計処理で面倒なことは、プライベートと事業で、口座やカードが一緒になってしまっているので、入力のときに考えながら分けていかなければならないことです。
最初からプライベート用と事業用のクレジットカードを分けておけば、事業用のクレジットカードで使ったものは全て経費にあげていくことができるので、手間を省くことができます。
＜クラウド会計ソフトの機能を利用する＞
フリーランスや副業者として事業を行い、経理スタッフがいるわけでもなく、税理士などの専門家に会計を外注しているわけでもない場合には、自分ひとりで会計処理も行わなければなりません。
会計・経理について初心者の場合には、手間や時間がかかってしまいますよね。
クラウド会計ソフトには、クレジットカードの登録機能がついているものがあり、登録することで自動的に会計処理を推測してくれますので、強い味方になるのではないでしょうか。
＜経理代行や税理士に外注する＞
フリーランス・副業者で事業を行っている場合には、本業にいそがしくてなかなか経理まで手がまわらないものです。そんなときに味方になってくれるものが、経理代行や税理士です。ただし、経理だけではなく確定申告まで依頼する場合には、税金の申告については資格を持った税理士しか代理ができないと定められています。
地域によって相場は異なりますが、全体を通してで取引量が少なく、1年に1回の確定申告時のみの依頼であれば、会社を経営している場合より安い報酬で依頼することができます。また、経理代行や税理士に依頼することで、普段の事業運営の中での会計や税金の相談にも乗ってもらえるようになります。フリーランスや副業者で会計・経理・税務が苦手な方は、専門家にご相談してみてはいかがでしょうか。
外注を検討する場合には、通帳、カード明細を見せるだけでなく、事業の内容も分かってしまいますので、値段のみを基準にインターネットや電話で依頼するのではなく、実際に会って親身になって相談に乗ってくれる外注先を探すことをおすすめします。
最後に
確定申告で処理を間違えると、いざ税務調査があったときにペナルティを払わなければならないこともあります。間違えずに処理をしていけるように、計画的に工夫しながら処理をしていきましょう。