フリーランスで仕事をしていくうえで気になるものの中に、確定申告があります。確定申告をするためには、日々の経費管理が大切になってきます。日々の経費管理を行うことで、仕事で得られた利益も把握でき、今後の事業運営に役立つので、しっかりと経費管理をしていきたいですね。
店舗を運営していたり従業員を雇っていたりする場合にはもちろん、1人で仕事をしているような場合にも、多くの経費がかかります。確定申告時に困らないためにも、また事業運営に役立てるためにも、どのように経費管理をしていけばよいのか、効率的に経費管理をするにはどうしたらよいのか知っておく必要があります。
そこで今回は、フリーランスの経費管理のポイントをまとめました。
フリーランスとして経費に計上できるもの
フリーランスが経費管理しなければならない理由は、確定申告時に所得（利益）を正しく算出するためでもあり、自分の事業でどれくらいの利益があがっているか把握するためでもあります。経費管理をしていくためには、まず、自分で何が経費として計上できるのかを頭に入れておく必要があります。
経費として計上できるからといって無駄遣いをしていては、せっかく収入があってもお金を稼いでいるとは言えません。フリーランスとして事業をしていくには、賢く節約をしながら事業で必要なお金を支払い、法律の範囲内の節税をすることが大切です。
フリーランスが経費として計上できるものは、事業に関係のある支出です。つまり、仕事に必要な支出のみ、経費として計上できるのです。生活費など、仕事に関係なく支出が発生するようなものは、事業上の経費とすることはできません。
家賃、水道光熱費、車関連の費用であっても、事業に関連する場合は割合を決めて経費にすることができます。文房具代、郵送費、飲食代、お歳暮、お中元、お祝い金、お見舞い金、パソコンなどの備品代なども経費とすることができます。
それぞれの項目を経費とするときに気をつける点については、
『フリーランスが知っておきたい経費の基本！これって経費になる？ならない？』
にまとめてありますので参考にしてください。
収入に対する経費がどれくらい必要なのか、不要な支出をしていないかを知るためには、個人事業主たちが収入に対して支払っている経費の割合を調べると良いでしょう。
に参考となる資料を掲載していますので、自分の経費割合と比べてみるのも良いと思います。
領収書を保存しておく
経費を計上するには、元となる資料が必要です。一番望ましい管理方法は、日々、領収書を整理して会計ソフトに入力し、入力の終わった領収書を領収書添付台紙に貼る、またはファイルに綴じるというやり方です。しかし、毎日入力を続けるのは大変です。1か月ごとなどでまとめて会計ソフトへ入力するのも良いでしょう。ただし、現金出納帳での現金管理だけは毎日行い、毎日の残高を実際の残高と合わせるようにしてください。
会計ソフトを使用すると、自動的に勘定科目ごとに集計してくれますので、確定申告時には簡単に1年分の経費を集計し決算書を作成することができます。その他にも必要な帳簿は、会計ソフト上で表示し印刷することができます。
経費管理帳を作成し、確定申告は専門家である税理士に依頼するという方法もあります。経費の支払いをしたら、経費管理帳に支払先、支出内容、金額、勘定科目、消費税の課税の有無を記入していきます。領収書を貼るスペースを作っておいて、経費管理帳に記入したら領収書を貼るようにします。1か月ごとに勘定科目別に集計しておけば、確定申告のときに簡単に経費を集計することができます。これで税理士への依頼がスムーズになるでしょう。経費管理帳は自分で作成しても良いですが、インターネット上で検索すると無料のテンプレートがダウンロードできます。
経費を現金で支払った場合には、領収書やレシートを受け取ることができるので、この領収書やレシートを保存しておきます。自動販売機で購入した飲み物代も、きちんとメモやノートに記録がしてあれば経費とすることができます。お祝い金や香典の場合は、式の案内に金額をメモして保存しておくと良いでしょう。振込みやカード払いを行った場合は、請求書、通帳、カード明細書を保存しておくようにします。
領収書がたまってしまったときの対処方法や、領収書を保存する際に気をつけることについては、
『【これで確定申告も安心】フリーランスの人って領収書はどうしてるの?』
にまとめていますので、参考にしてください。
確定申告に必要な資料の保存は、法律で7年間と定められています。会社法にて保存が指定されている経理関係の書類については10年間と定められているので、「書類は10年分保存しておく」と頭に入れておけば良いと思います。ハードディスクやCDなどを用いて電子記録として保存することもできますが、電子データでの申請をするには税務署への届出が必要になりますので、紙ベースでの保存が原則であることを覚えておきましょう。
きちんと年度ごと、月ごとに領収書が整理され保存されていれば、いざ税務調査があったときにもあわてずにすみます。
セミナーで基礎知識をつけ、会計ソフトの便利機能を使って入力する
領収書の保存や入力などは、煩雑で面倒な作業と思う方も多いかもしれません。個人事業主向けのクラウド会計ソフトは、初心者でも使いやすいように工夫されていますが、全く簿記や経理の知識がないと、わからないことが多く時間がかかってしまいます。ある程度の簿記や経理の基礎知識をつけておくと、効率的に作業を進めることができます。
税務署や商工会議所で、簿記や経理の知識のない個人事業者のために無料セミナーを開催していることがあります。説明をしてもらうとイメージもしやすくなり、事務作業もはかどるのではないでしょうか。セミナーに出席できる機会があれば、積極的に利用していくことをおすすめします。
ある程度の基礎知識をつけたうえで、会計ソフトの便利機能を使うと効率よく入力をすることができます。会計ソフトによっては領収書をスキャンすると自動的に入力をしてくれるものや、オンライン上の通帳やカード明細から自動的に入力をしてくれるものもあります。会計ソフトを購入したり、クラウド型会計ソフトを利用する契約を結んだりすると、その会計ソフトのサポートサービスを使うことができる場合もあり、わからないことが出てきた場合も安心です。
すべてを自分で管理して集計するのは大変です。最近では、安い値段で購入または契約できる会計ソフトもありますので、より便利に経費管理をしたいと思ったら、会計ソフトの購入や契約を検討してみることをおすすめします。
で少しご紹介していますので、参考にしてください。
事業規模が大きくなり、自分で管理することが難しくなったときなどには、税金の専門家である税理士に依頼するのも良いと思いますよ。